Doc Summary
Kurz erklärt #
In diesem Artikel erfährst du, wie du in der maten-Toolbox neue Reinigungskräfte anlegst, ihnen Objekte zuweist, das automatisierte Onboarding via WhatsApp startest und sie bei Bedarf auch wieder offboardest. Außerdem zeigen wir dir, wie du den Schulungsstand deiner Mitarbeiter:innen im Blick behältst.
1. Reinigungskraft anlegen #
Im Menüpunkt Reinigungskräfte findest du oben links den Button „Neu“, um eine neue Reinigungskraft hinzuzufügen.
Erforderliche Angaben:
- Vorname & Nachname
- Mobilnummer im internationalen Format (beginnend mit 49…, ohne 0)
- (Optional) Mitarbeiter-Nummer – wichtig für den Dienstplanimport via zvoove
Tipp: Falls ein falsches Format der Rufnummer eingegeben wird, weist das System automatisch darauf hin.
2. Onboarding aktivieren #
Du kannst entscheiden, wann die Reinigungskraft die Willkommensnachricht auf WhatsApp erhält:
- Sofort → Nachricht wird direkt nach dem Speichern verschickt
- Zu einem bestimmten Datum → Am ausgewählten Tag um 6:30
Uhrzeit und Versandzeitpunkt der Nachricht können auf Wunsch individuell angepasst werden.
3. Objekte zuweisen #
Auf der rechten Seite kannst du auswählen, für welche Objekte die Reinigungskraft freigeschaltet sein soll.
Standardmäßig ist immer ein Vertretungsobjekt zugeordnet – damit können Bestellungen auch dann ausgelöst werden, wenn das aktuelle Objekt nicht aktiv zugewiesen ist.
Optionen:
- Einzelne Objekte auswählen und zuweisen
- Alle Objekte gleichzeitig zuordnen
4. So sieht das Onboarding für die Reinigungskraft aus #
Nach dem Onboarding erhält die Reinigungskraft eine WhatsApp-Nachricht mit:
- Begrüßung im Firmennamen
- Übersicht aller freigeschalteten Funktionen (z. B. Urlaubsanträge, Materialbestellung, Schulungen)
Diese Übersicht ist individuell konfigurierbar und passt sich dem aktuellen Freigabestand an.
5. Bestellung über WhatsApp #
Im Chat kann die Reinigungskraft z. B. eine Materialbestellung auslösen:
- Objekt auswählen
- Produkte auswählen
- Optional: Kommentar hinzufügen
- Bestellung wird direkt übermittelt
6. Offboarding durchführen #
Soll eine Reinigungskraft deaktiviert werden, gehe wie folgt vor:
- Reinigungskraft auswählen → Bearbeiten
- „Offboarding aktivieren“ klicken
- Datum auswählen – bei Auswahl des heutigen Datums wird der Zugriff sofort entzogen
Nach dem Offboarding hat die Reinigungskraft keinen Zugriff mehr auf das System.
7. Schulungen einsehen #
Im Reiter „Schulungen“ kannst du sehen:
- Welche Schulungen bereits abgeschlossen wurden
- Welche bestanden oder nicht bestanden wurden
- Datum der Durchführung bzw. des Versuchs